Hoe kan een website helpen?
Vooral het uit handen nemen van menselijke handelingen dat was de vraag. Wat en hoe dit er uit moest zien, die vraag werd bij het team van Nederdesign neergelegd. Vanuit ervaring weten we dat veel processen geautomatiseerd kunnen worden. Zowel wij als de klant waren enthousiast over de mogelijkheden.
Samen tot een plan van aanpak komen.
Met eerdere vergelijkbare projecten en website lieten we de personeelsvereniging zien wat er allemaal mogelijk is. Met de mogelijkheden in ons achterhoofd hebben we de juiste vragen gesteld om zo het gehele proces in kaart te brengen. Zo keken we bijvoorbeeld naar hoe iemand zicht in kan schrijven voor de personeel stichting en de inschrijving van evenementen.
Bij het in kaart brengen van alle belangrijke processen bleek al gauw wat een belangrijke element was: de loting! Omdat er bij populaire evenementen meer vraag is dan beschikbare plaatsen, worden de deelnemers uitgeloot. De loting moet altijd eerlijk en transparant gebeuren. Hiervoor hebben we samen met het bestuur van PaCo een oplossing uitgeschreven. Een loting met een puntensysteem. Wanneer je jezelf inschrijft voor een activiteit krijg je één punt. Iedereen die ingeloot wordt voor een activiteit, verliest zijn punten en komt op 0 te staan. Wordt je uitgeloot, behoud je jouw punten. Bij het volgende evenement waar je jezelf voor inschrijft krijg je weer een punt. Bij de loting worden de deelnemers met de meeste punten als eerste ingeloot. Mocht je mee naar het vorige evenement, dan is de kans dat je mee mag naar het volgende evenement iets kleiner.
Makkelijk, overzichtelijk en minder foutgevoelig!
Het eindresultaat is een overzichtelijke website en een gebruiksvriendelijke dashboard wat door ons gebouwd is. Het ontwerp van de website is gemaakt door Recht door Zee.
De leden zien een duidelijk overzicht van de geplande evenementen en kunnen zich aanmelden nadat ze hun personeelsnummer en postcode hebben ingevuld. Bij ieder evenement is te zien wanneer het is, hoeveel de eigen bijdrage is en hoeveel deelnemers er mee mogen.
Nadat het evenement geweest is worden de foto’s van het evenement getoond op de website, voor de privacy van de deelnemers zijn de foto’s alleen te zien nadat je bent ingelogd met je persooneelsnummer en postcode.
Het dashboard, wat door het bestuur van Stichting PaCo gebruikt wordt is erg overzichtelijk en gebruiksvriendelijk. Het bestuur kan in een paar stappen een nieuw evenement aanmaken, de inschrijvingen bekijken en de loting starten nadat de inschrijftermijn gesloten is.
De betaling van de eigen bijdrage wordt via het loonstrookje verrekend. Hier komt geen manueel werk aan te pas en is dus altijd foutloos.
Een echte samenwerking
Het bestuur van PaCo is een erg gezellige, vriendelijke club. De samenwerking verliep goed en over en weer ontstonden al snel goede ideeën. Regelmatig hadden we contact per mail over de voortgang en hebben we meerdere opleveringen gehad om tot het beste resultaat te komen.
Nu de website online is en de deelnemers zich gaan inschrijven gaan we zien hoe de deelnemers reageren op de loting. De eerste evaluatie wordt binnenkort gepland, zodat we kunnen blijven bijsturen en de website blijven door ontwikkelen!
